In meinem letzten Beitrag habe ich die ketzerische Frage gestellt, welches Problem mit KI eigentlich gelöst werden soll (Welches Problem wollen wir mit KI eigentlich lösen?), denn KI ist definitiv nicht die Lösung für Probleme, die nur dadurch entstanden sind, dass man zu faul zum Nachdenken war. KI ist aber ein nützliches Werkzeug, um in Zeiten knapper Ressourcen (Zeit, Personal) Prozesse zu automatisieren, die sonst gar nicht erst angegangen werden.
Eines dieser alltäglichen Probleme, die vor allem uns Schreibtischarbeiter verzweifeln lässt, sind Protokolle. Ja, genau. Das, was man früher einfach so im Gespräch ausmachen konnte oder jemanden dazu verdonnerte, eine Mitschrift anzufertigen. Das, was immer einen Teil der Aufmerksamkeit beansprucht und deswegen oft hinten runterfällt – und was dann benötigt wird, wenn sich die Teilnehmer nach wenigen Tagen an völlig andere Abmachungen erinnern.
Seit wenigen Jahren hat sich mit dem Aufkommen der virtuellen Meetings allerdings die Unsitte breit gemacht, dass keiner der Anwesenden mehr mitschreibt, da seine Aufmerksamkeit ausschließlich den Ereignissen auf dem Bildschirm zugewendet ist. Und das ist auch nicht falsch, denn die Kommunikation per Teams oder Zoom und Konsorten stellt ganz andere Ansprüche an die Teilnehmer als der gepflegte Austausch am Konferenztisch oder im Meetingraum. Es bleibt wenig Fokus für eine Mitschrift.
Da kann KI helfen.
In diesem Kontext (Besprechungen in einem virtuellen „Meetingraum“) habe ich zwei Apps getestet, die das Feature der „Meeting Notes“ zu beherrschen vorgeben: Spark (ein E-Mail-Client) und Evernote (eine Notizen-App). Beide Apps verwende ich seit vielen Jahren und beide Apps haben mit dem KI-Boom begonnen, ihre jeweiligen Funktionen entsprechend „aufzurüsten“. Dabei verfolgen beide ziemlich unterschiedliche Ansätze und verwenden unterschiedliche KI-Sprachmodelle.
Spark
Spark als E-Mail-Client von Readdle hat das Ziel, die oft lästige Kommunikation – die meist per E-Mail stattfindet – um eine Komponente zu erweitern, die neben dem geschriebenen auch das gesprochene, oder vielmehr mitgeschriebene Wort in den Kommunikationsbaukasten aufnimmt, um es konservieren und auffindbar zu machen. Dazu verwendet die Software Microsoft Azure AI und wertet die Kommunikation lokal aus.
Das Ergebnis ist beeindruckend: eine Teams-Sitzung beispielsweise wird zunächst mitgeschnitten, innerhalb weniger Minuten in Text umgewandelt und dann zu einem sehr gut verständlichen Protokoll ausgewertet. Es werden die Key Points herausgestellt und die Action Items zusammengefasst, die man nachträglich anpassen kann, bevor man das Protokoll an die Teilnehmer verschickt.
Fazit: sehr brauchbar. Allerdings steht dieses Feature nur in der Pro-Variante der Software zur Verfügung, die mit 99€ pro Jahr zu Buche schlägt und pro Monat 40 mal den Einsatz von KI beinhaltet.1
Evernote
Evernote ist eine Informationsgrabbelkiste. Hier kann man PDF-Dokumente ablegen, Notizen, Word-Dokumente oder Bilder und Filme. Diese Daten werden dann auf einem Amazon Web Server gelagert und können auch per Browser erreicht, ergänzt und geteilt werden (Zugriffssteuerung inklusive). Da ist es nur logisch, dass seit zwei Jahren die neuen Eigentümer Bending Spoons auch KI anbieten, um die Benutzer dabei zu unterstützen, die Inhalte im Griff zu behalten. Der KI-Assistent erstreckt sich dabei nicht nur auf die Suche, sondern kann alle möglichen Dinge mit den abgelegten Informationen anfangen: zusammenfassen, übersetzen, zu Tabellen umformatieren, semantische Suche, Bildbeschreibungen, etc.
Dieser Funktionsumfang zeigt sich auch im Preis: für 199€ pro Jahr erhält man fast unbegrenzten Speicherplatz.
Der Mitschnitt von Gesprächen über die eingebaute Audio-Schnittstelle ist daher nur eine logische Konsequenz. Allerdings steckt dieses Feature noch in den Kinderschuhen: die Protokollerstellung lässt sehr zu wünschen übrig. Das Ergebnis wirkt noch sehr roh und unfertig und ist auch so strukturiert, dass man noch Hand anlegen muss. Es macht den Eindruck einer Transkription des Gesagten, nicht seiner Strukturierung und Auswertung. Das ist erstaunlich, denn mit den sonstigen Inhalten in Evernote kann die Software sehr souverän umgehen.
Bei der Einbindung der KI kommuniziert Evernote mit OpenAI, die dann die Ergebnisse zurückliefert. Man trainiert also die Server von Anthropic gleich mit…
Fazit
Für Protokolle und Mitschnitte von Teams- oder Zoom-Meetings etc. liefert der KI-Assistent von Spark definitiv bessere Ergebnisse als das Pendant von Evernote. Die Bearbeitung der zusätzlichen Notizen allerdings beherrscht Evernote sehr gut. Für den weiteren Funktionsumfang und zur Integration von KI-Funktionen in die eigenen Arbeitsprozesse sollte man sich aber vor dem Einsatz gründlich Gedanken machen, denn nicht jede KI beherrscht die Aufgaben gleich gut.
Und ob man grundsätzlich fragwürdigen Geschäftsmodellen unbedingt mehr Zugriff auf die eigenen Informationen erlauben will, ist eine persönliche Entscheidung…
- Zu diesem Einsatz zählen Protokolle, aber auch Schreibhilfen und Zusammenfassungen. Je besser man also selbst seine Mails schreiben kann, desto günstiger kommt man weg… ↩︎
