Diesmal werfen wir einen Blick in die Technische Redaktion, die sich zur Zeit vor allem dadurch auszeichnet, dass die Unternehmen aufgrund der fehlenden Planungssicherheit feste Mitarbeiter entlassen, aber freie Mitarbeiter händeringend suchen.
Kurz: die unsichere Wirtschaftslage führt zu einer vorsichtigeren Personalpolitik der Unternehmen vor allem im Mittelstand. Dies bekommen die Kolleg:innen auch in der Technischen Redaktion zu spüren. Allerdings gibt es genug Aufträge und daher auch genug Arbeit – die Unternehmen wollen sich nur keine festen Mitarbeiter „ans Bein binden“.
Gut für uns Selbständige, sollte man meinen.
Ja und nein, denn die Arbeit ist da und irgendwer muss sie machen. Und da die zeitlichen Ressourcen auch bei den freien Mitarbeitern knapp sind, ist der nächste logische Schritt die Effizienzverbesserung der Prozesse. Die Abläufe müssen gestrafft werden, um dennoch einigermaßen termingerecht liefern zu können.
KI kann helfen.
Vorausgesetzt, die Datensicherheit ist gewährleistet und der Einsatz von KI ist vom Auftraggeber genehmigt1, gibt es in der Technischen Redaktion zahlreiche kleine Prozesse im Gesamtablauf, die sich beschleunigen lassen, weil sie normalerweise Ressourcen fressen, die nicht mehr zur Verfügung stehen: das Lektorat beispielsweise.
Lektorat
Jeder Mensch, der einmal in Redaktionen gearbeitet hat, kennt den hohen Zeitdruck, unter dem eine begrifflich konsistente, typografisch korrekte und verständlich strukturierte Dokumentation produziert werden muss. Da bleibt meist keine Zeit für ein Lektorat. Man kann allerdings die Anleitung (als PDF) nach der fachlichen Kontrolle durch ein Prompt jagen, das man mit einer Aufgabe versieht, die Inkonsistenzen und Schreibfehler oder auch komplexe Satzgebilde zu finden und zu markieren – und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Das Ergebnis ist ein Lektorat, das nach einer halben Stunde (!) Ergebnisse in einer Excel-Tabelle liefert, mit denen die Redaktion arbeiten kann: „Auf Seite 12, 13, 98 und 122 werden die Begriffe „Störungsmeldung“ und „Störmeldung“ synonym verwendet. Bitte vereinheitlichen.“
Das ist vor allem angesichts der Dauer und des eingesparten Aufwands eine nicht zu unterschätzende Qualitätsverbesserung.
Spezifikationen
Ein anderer Bereich, der eher am Anfang der technischen Redaktionsprozesse steht und sehr viel Zeit beansprucht, ist die Recherche. Sie ist absolut notwendig, denn ohne ein Verständnis für das Produkt und seinen Einsatzbereich kann man keine vernünftige technische Dokumentation verfassen.
Ein Beispiel: um die zahlreichen Quellen für Informationen zu einem Produkt (Mails, Team-Konversationen, Office-Dokumente, PDF-Dateien, Bilder etc. im Griff zu behalten, greife ich auf eine App zurück, die es erlaubt, auch auf verschiedenen Plattformen, Geräte und Betriebssysteme Inhalte hinzuzufügen. Ich verwende Evernote, aber prinzipiell funktioniert das mittlerweile mit fast allen gängigen digitalen Notizhelferlein.
Für die Recherche umfangreicher Produktspezifikationen ziehe ich beispielsweise eine mehrseitige PDF in eine neue Notiz, füge meine Anmerkungen hinzu und bitte die KI von Evernote, mir die PDF zusammenzufassen, damit ich einen schnellen Überblick bekomme und gegebenenfalls aus den Inhalten Aufgaben machen kann, die ich mit einem Termin versehe. Evernote übernimmt den Prompt „Summarize PDF“ (die Sprache in der PDF spielt keine Rolle, Evernote wird die Zusammenfassung in der Sprache des Betriebssystems liefern) und hängt nach kurzer Zeit eine Übersicht an die PDF, die man akzeptieren oder nachbearbeiten kann. Letzteres führt dazu, dass die KI daraus „lernt“ und beim nächsten Lauf bessere Ergebnisse liefern kann.
Das lässt sich nicht nur auf relativ anspruchslose Marketingtexte anwenden, sondern auch auf umfangreiche Produktspezifikationen.
Die Zusammenfassung eines Marketingtextes per KI in Evernote
Fazit
Ein Werkzeug ist immer nur so gut wie der Mensch, der es bedient. In der Technischen Redaktion und Kommunikation lässt es sich angesichts knapper Ressourcen und enger Termine aber sehr effizient einsetzen – wenn man weiß wo…
- Es ist erstaunlich, wie schnell Unternehmen KI gut finden, wenn sie merken, dass man damit stupide Prozesse, für die man mehrere Mitarbeiter benötigt, durch ein paar Prompts um ein Vielfaches effizienter gestalten kann… ↩︎
